500元以内零星支出入账不用发票？如何正确运用税务法规(未取得发票的费用怎么入账)

彬哥税筹系列（三）

有一天，彬哥到往来单位甲公司，拜访财务负责人张经理，沟通工作，聊到日常缺少发票的零星支出如何入账的问题，我很早就关注这个问题，自己单位也在运用相关政策做一些处理。我对张经理单位日常零星费用管控很有兴趣。张经理有些年的工作积累，平时也注意学习，他侃侃而谈，介绍起他们的经验。

甲公司平时经常发生零星费用支出，像办公室临时找外面的师傅过来修个水龙头、安装个灯泡，又如公司的人到小店临时买办公用品，有时急需到杂货店买个排插、扫把啥的，还经常到楼下小摊买水果来布置会议室。这些支出金额不大，几十上百的，一般都没有发票。财务部严格执行报销制度，原则上没有发票就不给报销。当然财务部也不能一根筋，还得想办法解决问题。为了变通，财务部让办公室找发票冲账，这显然是不合规的。办公室整天去找票，也不乐意，跟老板打小报告。张经理被老板找去，张经理原则性很强，虽然顶住压力，但也烦恼。

张经理很善于学习，关注到国税总局发的一个文件《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（国税总局公告2018年28号），文件规定“对方为依法无需办理税务登记的单位或者从事小额零星经营业务的个人，其支出以税务机关代开的发票或者收款凭证及内部凭证作为税前扣除凭证，收款凭证应载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。”

就是说不用办税务登记的单位和做小买卖的自然人，从事销售或提供服务，每次不含税金额低于增值税起征点500元，对方提供收据，付款方就可以凭据列支费用。

于是，财务部在公司发布了报销新规，规定各部门发生零星支出，每次不含税金额在500元以下的，可以不提供发票，凭对方出具的收据即可办理报销手续。新规一出，公司其他部门都很高兴，尤其是办公室，财务部也开心，特别是张经理，可以合规地处理相当一部分零星费用。

彬哥内心是赞赏张经理的，国税总局公告2018年28号，早在2018年7月开始实施，还有很多财务人员不清楚此文。彬哥提出看一下零星费用报销凭证，为他们把把关。

张经理招呼财务李主管拿了几本近期的凭证过来，彬哥随手翻了一下，发现了一些问题。

有一个月份，甲公司在不同时间支付临时工刘阿姨清洁费4笔，每笔200元，共800元。按文件规定，当地增值税起征点500元，是指每次交易金额，如果一个月内同一交易对象发生多次交易，则按当月发生总金额作为一次。甲公司向刘阿姨支付报酬800元已经超过500元的起征点。

另外，有些支出收据盖章单位显示XX经营部、XX店的字样，这类销售单位显然是个体工商户，也不符合文件规定，按规定个体工商户办理了税务登记，发生经营行为，就有开具发票的义务，不能以收据代替。

国税总局2018年28号文提供的解决办法仅针对某些特定业务。为了防止政策被滥用，扩大无票报销费用的情形，降低税务风险。在实际运用过程，应谨慎使用该政策。

对此，彬哥向张经理提出建议，重新完善报销规定，明确无票报销费用的要求：

1、交易对象仅限个人，不适用有门店的个体户。

2、当月同一交易对象发生多次交易，且累计支付不含税金额在500元以上的，不适用无票报销，杜绝人为拆分报销金额。

张经理对修改后的报销规定很满意，感觉费用管理更加合规了。